Politique de confidentialité
Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels
Adopté le 23 avril 2024, par le conseil d’administration
du Centre communautaire de Châteauguay
Date de création : Avril 2024
Version 1 : Avril 2024
Objectif
L’objectif de la politique est d’encourager des pratiques responsables en matière de traitement et de gestion des données personnelles, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Plus spécifiquement, la politique de protection des données confidentielles vise à faire connaitre les moyens auxquels le Centre communautaire de Châteauguay s’engage à utiliser afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle recueille. Elle vise également à faire connaître le processus qu’elle a mis en place pour traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et aux incidents de confidentialité.
Champ d'application
La présente politique s’applique aux données jugées confidentielles et aux renseignements personnels recueillis, utilisés, conservés ou communiqués par le Centre communautaire de Châteauguay. Elle traite notamment des données concernant ses donateurs, des informations liées aux activités de l’organisme, des renseignements concernant la clientèle, les membres de son conseil d’administration, les membres de son personnel, les stagiaires, les membres individuels et les pairs aidants.
La présente politique s’applique aux relations entre toutes personnes : Clientèle, administrateurs, donateurs, membres du personnel, stagiaire, pairs aidants, personne effectuant des travaux communautaires ou compensatoires, partenaires et toutes personnes étant présentes dans les différents locaux du Centre communautaire de Châteauguay.
Elle s’applique également dans les relations avec les tiers, organismes partenaires, qui traitent des informations confidentielles pour le compte du Centre communautaire de Châteauguay.
Modalité d'application
La Direction de l’organisme ainsi que le conseil d’administration sont responsables de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
Les administrateurs, l’équipe de gestion, les employés, les stagiaires et les pairs aidants doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
Si ces personnes enfreignent la présente politique, elles seront soumises aux mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement ou l’exclusion.
Les rôles et responsabilités des membres de l'équipe de travail
Chacun des membres de l’équipe de travail du Centre communautaire de Châteauguay, s’engage formellement à respecter la confidentialité des renseignements personnels collectés par lui-même ou par toute autre personne, ainsi que la présente politique.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein du Centre communautaire de Châteauguay est : Nadia Tremblay, directrice générale.
Cette personne détient les responsabilités suivantes :
- Veiller à ce que les moyens soient pris pour s’assurer de la protection des renseignements personnels, de la collecte à leur destruction;
- Répondre aux demandes d’accès, de rectification et de communication à des tiers;
- Recevoir les dossiers de plaintes et d’incidents de confidentialité, les documenter et s’assurer de leur traitement;
- Tenir le registre des incidents de confidentialité.
Engagement
Le Centre communautaire de Châteauguay s’engage à :
- Protéger les renseignements personnels et les données confidentielles obtenus et sous son contrôle;
- Informer la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels au moment où ceux-ci sont recueillis;
- Ne recueillir que les données nécessaires et utiles;
- Obtenir le consentement lors de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels lorsque requis;
- Conserver les renseignements personnels à des fins déterminées;
- Protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures appropriées;
- Sur demande, informer les personnes pour lesquelles nous détenons des renseignements personnels détenus à leur sujet;
- Assurer le traitement rapide et confidentiel des plaintes.
1. Protéger les renseignements personnels et les données confidentielles obtenus et sous son contrôle
Le Centre communautaire de Châteauguay est responsable des renseignements personnels qu’elle détient et qu’elle contrôle. Le Centre communautaire de Châteauguay mettra en place des mesures appropriées pour offrir un niveau de protection comparable lorsque lesdits renseignements sont traités par un tiers. Le Centre communautaire de Châteauguay a établi des politiques et des procédures visant à protéger les renseignements personnels. La directrice générale a été désignée comme responsable de la protection des renseignements personnels afin de superviser les questions de confidentialité rencontrées. Les employés ont été formées quant à la politique de confidentialité, et quant à leur rôle en matière de protection des renseignements personnels.
2. Informer la personne concernée lors de la collecte de renseignements personnels au moment où ceux-ci sont recueillis
Quand le Centre communautaire de Châteauguay collecte des renseignements personnels, la personne concernée est informée verbalement, par écrit ou par courriel des motifs d’une telle collecte, de l’utilisation des renseignements et des personnes avec qui ils pourraient être partagés.
Sauf lorsque requis ou permis par la loi, le Centre communautaire ne communiquera pas, sans votre consentement, de renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne sont partagés qu’avec les personnes qui en ont besoin pour l’exercice de leur fonction.
3. Ne recueillir que les données nécessaires et utiles
Le Centre communautaire de Châteauguay limitera la collecte de renseignements personnels et ne demandera que ce qui est exigé de manière raisonnable pour le fonctionnement de ses activités et pour offrir ses services. Les renseignements personnels collectés sont uniquement ceux considérés comme étant nécessaires à l’objet du dossier. Ils sont tous traités de façon confidentielle.
Renseignements sur la clientèle desservie
Le Centre communautaire de Châteauguay collecte, utilise, conserve et communique des renseignements à propos de sa clientèle pour les fins suivantes :
- Comprendre les besoins d’aide;
- Offrir les services de dépannages matériels appropriés à leur situation;
- Offrir le service des programmes travaux communautaires et compensatoires.
Renseignements sur les employés et candidats
Le Centre communautaire de Châteauguay collecte des renseignements personnels sur les employés de façon à verser leurs salaires, se conformer à la législation en vigueur, leur offrir des avantages sociaux, utiliser les outils de gestion du rendement et améliorer ou gérer les programmes, politiques et relations en lien avec les employés, pour des raisons de préparation aux situations d’urgence, et de manière générale, de façon à établir, gérer ou cesser la relation de travail.
Le Centre communautaire de Châteauguay collecte également des renseignements personnels sur les personnes qui recherchent un emploi au Centre communautaire de Châteauguay dans le but de sélectionner les candidats et de s’assurer que les personnes qualifiées sont embauchées pour les postes adéquats.
Lorsque nécessaire, les renseignements personnels recueillis par le Centre communautaire de Châteauguay peuvent être transférés aux membres du conseil d’administration et à toute autre société impliquée dans des activités contractuelles pour son compte. Les renseignements personnels seront en outre utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Renseignements sur les stagiaires et pairs aidants
Le Centre communautaire de Châteauguay collecte des renseignements personnels sur les stagiaires et les pairs aidants nécessaires à la gestion du stage ou de la collaboration avec les pairs aidants.
Renseignements sur les donateurs
Le centre communautaire de Châteauguay accorde énormément d’importance à la confiance des donateurs qui décident de l’appuyer. Par conséquent, elle fait de son mieux pour limiter la collecte et l’utilisation des renseignements personnels de ses donateurs et pour en protéger la confidentialité. Aucune information n’est divulguée sans l’obtention du consentement du donateur.
4. Obtenir le consentement lors de la collecte, de l’utilisation ou la communication de renseignements personnels lorsque requis
De manière générale, le consentement à la collecte, l’utilisation, la conservation de renseignements personnels au moment de la collecte est fait de façon implicite. La demande de dépannages matériels, les programmes de travaux communautaires et compensatoires ou le don sont considérés comme un consentement tacite à la collecte et l’utilisation de l’information nécessaire à la création du dossier.
Les renseignements peuvent être collectés pour ces motifs uniquement. S’il s’agit d’un autre motif, le consentement de la personne sera obtenu à nouveau. Le Centre communautaire de Châteauguay prendra en compte le degré de sensibilité des renseignements personnels lors du choix du format et de la méthode d’obtention du consentement.
Le Centre communautaire de Châteauguay demandera le consentement avant de divulguer les renseignements personnels d’une personne à un tiers, sauf pour les exceptions prévues par la loi. Lorsqu’un employé accepte une offre d’emploi ou des avantages sociaux, cette acceptation constitue de manière générale un consentement autorisant le Centre communautaire de Châteaugay à collecter, à utiliser et à communiquer des renseignements personnels pour tous les motifs identifiés.
À tout moment, la personne ayant donné son consentement pourra le retirer, en présentant une demande écrite si le consentement a été donné par écrit, sinon une demande verbale sera suffisante.
5. Respecter la durée de conservation des renseignements personnels
Le Centre communautaire de Châteauguay conservera les renseignements personnels(Rp) selon les catégorisations suivantes
Dossier clients : 5 ans après le dernier contact.
Dossier employés : 7 ans après la fin d’emploi
Dossier travaux communautaires, compensatoires, pairs aidants : 5 ans
Rp des donateurs : 7 ans ou durée de prescription légale
Rp membres du Centre communautaire de Châteauguay : 5 ans
Rp membres du conseil d’administration : 5 ans
Suite à ces délais, les renseignements personnels seront détruits de manière à ce qu’ils ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.
6. Protéger les renseignements personnels à l'aide de mesures appropriées
Ces renseignements peuvent être conservés sur différents supports, dans des dossiers papiers ou numériques, et leur accès est sécurisé. Dans tous les cas, seules les personnes responsables au sein du Centre communautaire de Châteauguay et qui ont la qualité pour prendre connaissance des renseignements sont habilitées à le faire. Les renseignements doivent être nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Le Centre communautaire de Châteauguay protègera les renseignements personnels en utilisant des mesures de sécurité adéquates, contre les risques de perte, de vol, d’accès, de divulgation, de copie, d’utilisation, de modification ou de destruction non autorisés, indépendamment du format de conservation. Le niveau de sensibilité des renseignements est pris en compte pour déterminer le niveau de protection requis. Le Centre communautaire de Châteauguay détruira avec soin les renseignements personnels afin d’empêcher tout accès non autorisé. En cas de bris de sécurité, prendra tous les moyens nécessaires afin de limiter tout préjudice potentiel.
Tous les employés qui accèdent aux renseignements personnels devront respecter le caractère confidentiel et privé desdits renseignements.
7. Sur demande, informer les personnes des renseignements personnels détenus à leur sujet
Toute demande d’accès de la clientèle aux renseignements personnels conservés à leur sujet par le Centre communautaire de Châteauguay, doit présenter une demande écrite et signée adressée à la responsable des renseignements personnels, madame Nadia Tremblay, avec le formulaire prévu à cet effet. Une fois complétée, la demande peut lui être envoyée par courriel ou par la poste selon la procédure Demande d’accès à des renseignements personnels. La demande peut également porter sur une rectification ou la suppression d’un renseignement. L’identité de la personne qui en fait la demande, devra être vérifiée de manière raisonnable. Si celle-ci ne peut l’être de manière satisfaite, le Centre communautaire de Châteauguay pourrait refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.
Le Centre communautaire de Châteauguay répondra avec diligence au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande.
Toute demande de communication de renseignements personnels présentée par un tiers doit être faite par écrit. Dans la vaste majorité des cas, le Centre communautaire de Châteauguay obtiendra le consentement écrit de la personne concernée avant de communiquer des renseignements personnels à un tiers. Le Centre communautaire de Châteauguay pourra également communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne, lorsqu’elle est y obligée par une loi. Dans ces cas, elle veillera à ne communiquer que les renseignements personnels exigés en vertu de cette loi et des circonstances de la demande de communication.
En ce qui concerne les employés, la demande de consultation de son dossier doit être présentée par écrit à la direction.
Il est aussi possible pour une personne de demander au Centre communautaire de Châteauguay d’apporter des modifications à ses renseignements personnels si ces renseignements sont périmés, inexacts ou incomplets.
Le Centre communautaire de Châteauguay modifiera promptement les renseignements personnels qui s’avèrent inexacts ou incomplets. Toutes les différences non résolues en matière d’exactitude des renseignements personnels seront notées dans le dossier de la personne.
8. Assurer le traitement rapide et confidentiel des plaintes
Toute personne désirant soumettre une plainte relative à la présente politique ou plus généralement à la protection de renseignements personnels doit le faire par écrit en y indiquant son nom, ses coordonnées et le ou les motifs de sa plainte. Elle la transmet à la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Centre communautaire de Châteauguay.
Le Centre communautaire de Châteauguay s’engage à traiter la plainte de manière confidentielle et à y répondre avec diligence au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la plainte, sous réserve d’avoir obtenu toutes les informations nécessaires pour traiter la demande adéquatement.
La responsable de la protection des renseignements personnels doit également enquêter lorsqu’un incident de confidentialité survient et aviser sans délai la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information s’il y a lieu, c’est-à-dire si l’incident présente un risque de préjudice sérieux. De plus, elle a la responsabilité d’identifier les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
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